¿No tienes muy claro qué es una factura proforma y si hay diferencias con respecto a un presupuesto? En realidad, esta es una duda habitual entre quienes están comenzando a emprender o deben realizar operaciones en el exterior. En este post vamos a entrar en detalle sobre estos conceptos. El objetivo es que aprendas a diferenciar entre ambos documentos y los contextos en los que suelen utilizarse.
Lo primero: ¿qué es una factura proforma?
El término PROFORMA nos indica que es una factura previa a la ordinaria, que es con la que solemos estar más familiarizados. Se detallan también en ella los artículos o servicios ofertados, incluyendo los datos que figurarán en el documento definitivo. No obstante, la factura proforma no tiene validez a nivel fiscal ni contable, por lo que no es sustitutiva de una factura formal.
La primera tiene un carácter provisional y no supone un compromiso o una obligación de pago para el cliente. Las facturas proforma no son un documento obligatorio y se recurre a ellas, sobre todo, en el ámbito del comercio internacional. Sirven para clarificar las condiciones y los datos que aparecerán reflejados en la factura normal, la cual no puede modificarse. Además, sirve para acreditar el coste de la operación en aduanas.
Aclarado esto, ¿cuál sería la diferencia con los presupuestos? Aunque ambos tipos de documento parezcan similares, lo cierto es que uno y otro tienen propósitos distintos. Se recurre habitualmente a la factura proforma una vez la negociación está más avanzada. El presupuesto, en cambio, es más orientativo, con una propuesta económica y una planificación que la persona interesada puede aceptar o no, introduciendo cambios hasta llegar a un trato con el proveedor.
Una vez el cliente ha dado su aprobación, se le puede enviar la factura proforma como un borrador del documento que se le entregará posteriormente. Este último sí tendrá validez legal y fiscal. Un albarán, por otro lado, está pensado para constatar la entrega de un determinado bien o servicio en una operación de compraventa. Su fin, por tanto, también es distinto al de una factura provisional.
Qué datos debe contener una factura proforma
Las facturas proforma tienen el mismo formato y contenido que una final. Tan solo hay una diferencia, que en el encabezado se indica que es una factura proforma. Sus elementos principales son:
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Encabezado, donde se indica expresamente que es una “PROFORMA”.
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La fecha de emisión de esta factura provisional.
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Los datos del proveedor: nombre completo, Número de Identificación Fiscal o NIF, domicilio fiscal, datos de contacto…
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Datos del potencial cliente: nombre completo, NIF, domicilio fiscal, datos de contacto…
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Relación de los artículos o servicios que se están contemplando para este acuerdo comercial, además del precio unitario y total.
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Los impuestos que correspondan y el número de IVA intracomunitario, de ser necesario.
Como ves, es fácil llegar a diferenciar entre un tipo de documento y otro, por lo que no hay uno que sea mejor o peor. Simplemente empieza por un presupuesto, realiza una factura proforma una vez aceptada tu propuesta comercial y finaliza formalizando la factura que enviaste como borrador para que tenga validez. Una vez se emita definitivamente tendrás que contabilizarla y declararla ante Hacienda dentro de los plazos estipulados en el calendario fiscal.