¿Qué es la factura electrónica? Normativa legal, tipos y ventajas
Actualizado : 04.03.2021
Una factura electrónica o digital es un justificante de una prestación de servicios o de entrega de bienes que tiene la misma validez legal que una factura en papel.
La principal diferencia, en este caso, es que se expide y se recibe de forma electrónica, condicionada al consentimiento de su destinatario. Podemos decir, por tanto, que la e-factura es la evolución lógica del soporte tradicional.
Normativa legal de la facturación electrónica
Desde 2015, fecha en que entró en vigor la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, quienes trabajan con la Administración Pública española deben hacerlo por medio de la facturación electrónica.
Entre empresas privadas no es obligatorio, si bien cada vez son más los emprendedores que recurren a este sistema en el ámbito B2B. Esta tendencia forma parte de un proceso de digitalización respaldado por Europa que se ha visto acelerado durante la pandemia.
Una factura electrónica, al igual que una en papel, debe garantizar su legibilidad, su autenticidad y que el contenido no haya sido modificado. El programa informático que la crea o que la recibe permite cumplir con la primera de estas disposiciones.
Por otro lado, para asegurar su integridad y autenticidad, se recomienda utilizar la firma electrónica avanzada, respaldada por certificados reconocidos.
Tipos de facturas electrónicas
En cuanto a tipos de factura electrónica podemos distinguir entre las que tienen un formato estructurado y las no estructuradas, que no facilitan un tratamiento automatizado. ¿A qué nos referimos con ello?
Mientras que una factura en formato estructurado puede ser generada de forma automática y tramitada del mismo modo (gracias a lenguajes como el XML), las no estructuradas son, en esencia, una imagen sin campos de datos.
Esto significa que, para su introducción en el sistema informático del receptor, hace falta una intervención mucho más manual, si bien estos documentos cumplen con el contenido mínimo requerido para una factura electrónica.
Concretamente: el número y serie correspondiente; la fecha de expedición; la fecha de operación si difiere de la anterior; el NIF, nombre, apellidos, razón o denominación social del expedidor y del receptor; una breve descripción de la operación, bienes o servicios entregados; el tipo impositivo y la cuota tributaria.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
Optar por la facturación electrónica tiene muchas ventajas a la hora de ganar en eficiencia y mejorar el servicio al cliente. Además de acortar los ciclos de tramitación y cobro, con ello se reduce la posibilidad de caer en errores humanos y se facilita un acceso más ágil.
Esta modalidad permite reducir, por otro lado, los costes de impresión y envío postal, a la vez que minimiza el consumo de papel. De este modo ayudamos a conservar mejor el medio ambiente. Además, el riesgo de pérdida o de falsificación es más reducido.
En un mundo cada vez más conectado y teniendo en cuenta todos estos beneficios, no es de extrañar que cada vez más autónomos y empresarios caminen hacia esta dirección.
Según un reciente estudio, las empresas de Madrid y Cataluña son las más activas en cuanto a volumen de emisión de facturas electrónicas. Y tú, ¿utilizas ya este formato en tu negocio?